Muzeum Polskich
Formacji Granicznych im. mjr. Władysława Raginisa Archiwum od 1991 - Od 1991

Aktem normatywnym, który zapoczątkował funkcjonowanie Archiwum Straży Granicznej było zarządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 7 maja 1991 roku w sprawie rozwiązania jednostek Wojsk Ochrony Pogranicza oraz utworzenia jednostek organizacyjnych Straży Granicznej[1]. Na mocy tego zarządzenia działające dotychczas Archiwum Wojsk Ochrony Pogranicza w Kętrzynie zostało przekształcone w Archiwum Straży Granicznej w Kętrzynie. Podstawę prawną funkcjonowania Archiwum stanowiła ustawa z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz zarządzenie nr 107 Ministra Spraw Wewnętrznych z 14 listopada 1991 roku w sprawie organizacji archiwów i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych[2]. Na czele Archiwum stanął mjr dr Jerzy Prochwicz, dotychczasowy kierownik Archiwum WOP w Kętrzynie (od 14.04.1990 r.). Obsługę logistyczną zapewniał placówce Warmińsko – Mazurski Oddział SG.

Nadzór służbowy i merytoryczny nad archiwum sprawował dyrektor Biura Prezydialno-Prawnego Komendy Głównej SG, a po likwidacji tego biura w sierpniu 1993 r., dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego SG[3]. W sierpniu 1992 r. opracowano strukturę wewnętrzną Archiwum SG oraz szczegółowo określono jego zakres działania[4]. Podobnie jak inne polskie archiwa, miało ono realizować zadania odnoszące się do:

Masowy napływ dokumentacji do Archiwum SG, do czego przyczynił się przede wszystkim fakt rozformowania jednostek Wojsk Ochrony Pogranicza i pozostawienie przez nie ogromnej ilości akt – zużył całkowicie rezerwę powierzchni magazynowej, jaką dysponował budynek archiwalny. Ze względu na duże koszty zrezygnowano z pomysłu rozbudowy obiektu. W listopadzie 1995 r. Komendant Główny Straży Granicznej podjął decyzję o przeniesieniu Archiwum SG w Kętrzynie do Szczecina i przeznaczeniu na potrzeby archiwalne budynku koszarowego nr 2 w kompleksie Pomorskiego Oddziału Straży Granicznej przy ulicy Żołnierskiej 4. Po przeprowadzeniu niezbędnych ekspertyz technicznych i opracowaniu dokumentacji technicznej, przystąpiono na wiosnę 1998 r. do robót budowlanych. We wrześniu 1999 r. oddano do użytku nowy obiekt z przeznaczeniem na archiwum, który zaliczał się do najnowocześniejszych w kraju. Obiekt ten dysponował łącznie kubaturą 16668 m³, przy czym całkowita powierzchnia pomieszczeń wynosiła 4325,3 m² netto (w tym magazyny archiwalne – 1297 m², pomieszczenia biurowe – 330,8 m² i powierzchnia specjalna – 303,3 m²)[7].

Likwidacja siedziby Archiwum SG w Kętrzynie zbiegła się ze zmianą na stanowisku kierownika archiwum. Z dniem 01.01.2000 r. kierowanie placówką archiwalną w Straży Granicznej (już w nowej siedzibie) powierzono ppłk. dr. Ryszardowi Techmanowi, który tę funkcję pełni obecnie. To na nim spoczął obowiązek przeniesienia zasobu archiwalnego z Kętrzyna do Szczecina, co było niezwykle poważnym przedsięwzięciem (po wojnie nie odnotowano przemieszczenia tak znacznej liczby dokumentacji niejawnej na tak dużą odległość). Ogromnym wysiłkiem przewieziono czterema konwojami samochodowymi (styczeń 2000 r.) prawie 2,5 km akt, które umieszczono następnie w nowych magazynach.

Po przeniesieniu Archiwum SG do Szczecina nie zmieniły się jego funkcje, pewnym modyfikacjom uległa natomiast struktura wewnętrzna. Jednostką, która miała zapewnić obsługę logistyczną archiwum był odtąd Pomorski Oddział SG. Zgodnie z nowym regulaminem organizacyjnym z 1999 r.[8] podział Archiwum SG przedstawiał się następująco:

W 2002 r. utworzono w Straży Granicznej sieć archiwów zakładowych, które działały w poszczególnych jednostkach organizacyjnych i odpowiadały za przejmowanie materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej z komórek, czasowe ich przechowywanie, ewidencjonowanie, porządkowanie, brakowanie, niszczenie, a także przekazywanie akt do Archiwum SG. Fakt powołania archiwów zakładowych spowodował wzrost zadań nadzorczo – kontrolnych w Archiwum SG, co znalazło wyraz w nowym regulaminie organizacyjnym[9]. Od 2002 r., w celu uzyskania pełnego obrazu przedpola archiwalnego, funkcjonariusze Archiwum SG mogli przeprowadzać kontrole problemowe i sprawdzające w archiwach zakładowych w zakresie sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją nierachiwalną. Szczegółowej analizie poddawano stosowanie przepisów kancelaryjno – archiwalnych, klasyfikację i kwalifikację akt, przechowywanie zasobu archiwalnego, ewidencję akt, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie akt do Archiwum SG. Istotne zmiany w funkcjonowaniu Archiwum SG nastąpiły z początkiem 2005 r., gdy zostało ono włączone w skład Biura Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej SG[10]. Od tego momentu kierownik archiwum zaczął pełnić funkcję zastępcy dyrektora BOIN, a poszczególne komórki organizacyjne archiwum dostosowano do stanu istniejącego w BOIN (działy przekształcono w sekcje). W nowym regulaminie organizacyjnym Biura Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej SG[11] do zadań Archiwum SG zaliczono:

Reorganizacja struktury wewnętrznej Archiwum SG nastąpiła w 2007 r., kiedy utworzono dwa odrębne wydziały (I i II) oraz powołano do życia Sekcję Zbiorów Muzealnych[13]:

Szczególnego znaczenia nabrał fakt utworzenia Sekcji Zbiorów Muzealnych, gdyż po raz pierwszy w dziejach archiwum powstała odrębna komórka organizacyjna zajmująca się gromadzeniem, opracowywaniem, przechowywaniem i popularyzacją muzealiów dokumentujących historię formacji granicznych (medalierstwo, falerystyka, sfragistyka, elementy umundurowania i uzbrojenia, przedmioty codziennego użytku, itp.).

Ustalony w 2007 r. wzorzec struktury wewnętrznej Archiwum SG nie uległ później większym zmianom. W latach 2009 – 2010 nastąpiło natomiast znaczne wzmocnienie etatowe obu wydziałów, na co bezpośredni wpływ miało zwiększenie zadań archiwum (zwłaszcza w odniesieniu do przejmowania akt, ich obsługi, opracowywania i udostępniania) oraz decyzja o zniesieniu Pomorskiego Oddziału SG[14].

Z chwilą utworzenia Archiwum SG zgromadzony w nim zasób archiwalny (materiały archiwalne kat. A i dokumentacja nierachiwalna kat. B) dzielił się na trzy zasadnicze grupy. Do pierwszej należały zespoły składające się z materiałów archiwalnych wytworzonych przez formacje graniczne od 1918 r. do 1939 r., grupę drugą tworzyły materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna jednostek Wojsk Ochrony Pogranicza z lat 1945-1991, do trzeciej zaliczała się dokumentacja jednostek Straży Granicznej narastająca od 1991 r.[15].

Brak szczegółowych danych uniemożliwia określenie dokładnej wielkości przechowywanego zasobu archiwalnego – wiadomo, że w 1999 r. po przeniesieniu do Szczecina liczył on 2400 mb akt kat. A i B. Po uruchomieniu Archiwum SG w nowej siedzibie nastąpił masowy napływ akt do zasobu, co odnotowano zwłaszcza w okresie 2001-2004. Zjawisko to wypłynęło z faktu wcześniejszego wstrzymywania się oddziałów SG z przekazywaniem dokumentacji do Kętrzyna, w związku z wyczerpaniem miejsca w magazynach archiwalnych. W 2001 r. Archiwum SG w Szczecinie przyjęło 10 mb akt kategorii A (353 j.a.) i 131 mb akt kat. B (12995 j.a.), a w 2002 r. prawie 20 mb akt kat. A (727 j.a.) i ponad 207 mb akt kat. B (21001 j.a.). W 2003 r. natomiast przyjęto 13,37 mb akt kat. A (469 j.a.) i 135,74 mb akt kat. B (15645 j.a.), a w 2004 r. 7,89 mb akt kat. A (300 j.a.) i 145,04 mb akt kat. B (17954 j.a.)[16]. W późniejszym okresie odnotowano z kolei przesyłanie w znacznej ilości dokumentacji dochodzeniowo – śledczej, co sprawiało, że liczba akt przekazywanych do zasobu archiwalnego stale rosła. Proces ten, w odniesieniu do lat 2005-2010, wyglądał następująco:

Jednocześnie zasób archiwalny zgromadzony w Archiwum SG w Szczecinie, zmniejszał się w wyniku przekazywania akt innym instytucjom (głównie do Instytutu Pamięci Narodowej) oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której minął obowiązkowy okres przechowywania. Stan zasobu zmieniał się także w związku z prowadzeniem prac porządkowych akt przedwojennych formacji granicznych, które w większości przechowywano w formie wiązek. Z wiązek tych, liczących niejednokrotnie kilkadziesiąt centymetrów, tworzono odrębne jednostki archiwalne (najczęściej kilkanaście z jednej wiązki). Ogółem, według stanu na dzień 31.12.2010 r. zasób archiwalny wynosił 4562,556 mb (386993 j.a.) akt kat A i B (w tym dwa depozyty: Nadodrzańskiego OSG i Ośrodka Szkoleń Specjalistycznych).

Wspomniano już wcześniej, że Archiwum SG w Kętrzynie borykało się z trudnościami lokalowymi. Prócz braku rezerwy magazynowej na napływające akta pomieszczenia archiwalne nie spełniały podstawowych wymogów, jakie są niezbędne do właściwego przechowywania przekazywanej dokumentacji. W miesiącach letnich temperatura w magazynach nie przekraczała 14°C, a wilgotność względna dochodziła do 95%RH, zimą natomiast z powodu wadliwej instalacji centralnego ogrzewania – temperatura spadała niżej 10°C przy wilgotności powietrza 70 – 95% RH. Archiwum nie dysponowało także technicznymi możliwościami ani siłami fachowymi by prowadzić profesjonalną konserwację zasobu archiwalnego. Niezbędne prace introligatorskie ograniczały się do podklejania rozerwanych kart oraz do zabezpieczania akt przed gryzoniami. Oprawianie teczek zlecano niekiedy firmom zewnętrznym[18]. Sytuacja ta uległa zasadniczej zmianie po przeniesieniu zasobu archiwalnego do Szczecina. Adaptowany na potrzeby Archiwum SG budynek koszarowy w pełni odpowiada wymogom współcześnie stawianym placówkom archiwalnym. Magazyny wyposażono w regały przesuwane, co umożliwia maksymalne wykorzystanie powierzchni użytkowej i zapewnia właściwe gromadzenie zasobu. Uruchomienie Pracowni Konserwatorsko – Introligatorskiej skutecznie zapobiega ujemnemu oddziaływaniu wpływów biologicznych i mechanicznym na materiały archiwalne. Szczególnego znaczenia nabiera tutaj fakt wyposażenia pracowni w komorę gazową, gdyż niszczy ona wszelkiego rodzaju drobnoustroje, grzyby i pleśń atakujące akta. Zorganizowanie z kolei Pracowni Mikrofilmowej umożliwia wykonywanie, w miarę posiadanych środków finansowych, mikrofilmów zabezpieczających najcenniejsze archiwalia. O bardzo dobrych warunkach przechowywania akt oraz wysokim poziomie ich zabezpieczenia decydują także zamontowane w Archiwum: monitoring, sygnalizacja przeciwpożarowa, kontrola dostępu do pomieszczeń, system wentylacyjno-klimatyzacyjny i nawilżający. Dzięki pracy wspomnianych systemów udaje się utrzymać temperaturę powietrza w magazynach 16-18°C przy wilgotności 50-55% RH, co wpływa hamująco na proces niszczenia zgromadzonych akt. W trosce o jak najlepsze zachowanie dokumentów Archiwum SG podejmowało szereg czynności profilaktycznych i zabezpieczających, takich jak: gazowanie akt, czyszczenie zasobu archiwalnego, likwidacja uszkodzeń mechanicznych poszczególnych jednostek archiwalnych, wykonywanie pudel ochronnych, teczek z tektury, oprawa starych teczek, szycie, klejenie, uzupełnianie ubytków na pojedynczych dokumentach, itp. W okresie 2001-2010 poddano gazowaniu 771,67 mb akt, wykonano lub naprawiono tysiące teczek, uszyto kilka tysięcy jednostek archiwalnych, bindowano setki broszur, przywrócono pierwotną postać tysiącom dokumentów (np. listom płac Korpusu Ochrony Pogranicza).

Przez cały okres istnienia Archiwum SG przechowywany zasób służył do realizacji kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji dotyczących określonych faktów, wydarzeń, osób itp. Kwerendy te dotyczyły takich zagadnień jak: ustalania informacji o zdarzeniach w okresie międzywojennym i losów żołnierzy w międzywojniu (tzw. kwerendy historyczne), poświadczania okresu służby i pracy po II wojnie światowej, opinii służbowych, ukończenia kursów i szkół, orzeczeń lekarskich, awansów i odznaczeń (tzw. kwerendy ogólne) oraz poświadczania wynagrodzeń, ustalania kapitału początkowego, zasiłków chorobowych, zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i bezpłatnych (tzw. kwerendy finansowe). Brak szczegółowych informacji uniemożliwia określenie ilości kwerend przeprowadzonych w latach 1991-1999; w odniesieniu do lat 2000-2010 wiadomo, że zrealizowano ich łącznie 9728.

Na bazie akt przechowywanych w Archiwum SG powstały publikacje, prace dyplomowe, magisterskie, doktorskie i habilitacyjne. Największym zainteresowaniem cieszyły się materiały przedwojennych formacji granicznych, a w szczególności Korpusu Ochrony Pogranicza (1924-1939) i Straży Granicznej (1928-1939). Do Pracowni Naukowej zgłaszali się funkcjonariusze i pracownicy SG, naukowcy, studenci i dziennikarze. W latach 1992-1999 przejrzeli łącznie 4139 j.a., a w okresie 2000-2010 aż 13634 j.a. Dla potrzeb służbowych Straży Granicznej oraz innych instytucji akta były wypożyczane przez Archiwum SG na zewnątrz: od 1992 do 1999 zrealizowano 649 takich wypożyczeń, a w latach 2000-2010 aż 6050[19]. Podkreślenia wymaga fakt, że każdego roku ilość wypożyczanej dokumentacji poza Archiwum SG stale rośnie. W miarę możliwości funkcjonariusze i pracownicy Archiwum SG starali się upowszechniać wiedzę o historii formacji granicznych, w tym także w odniesieniu do najcenniejszych archiwaliów. W 1998 r. dokumenty dotyczące formacji granicznych były prezentowane na wystawie „Straż Granicza 1928-1939”, którą zorganizowano w Centralnym Ośrodku Szkolenia Straży Granicznej w Koszalinie. Doskonałą okazją do prezentacji Archiwum SG było przeniesienie jego siedziby do Szczecina (kwiecień 2000 r.), gdyż fakt ten wzbudził ogromne zainteresowanie mediów i środowiska naukowego. Udzielane wówczas wywiady prasowe, radiowe i telewizyjne szczegółowo informowały o Archiwum SG – jego charakterze, zakresie dzielenia i przechowywanym zasobie. W maju 2001 r., z okazji 10-lecia istnienia Straży Granicznej, Archiwum zorganizowało wystawę „Formacje graniczne w dokumencie archiwalnym”. Prezentowano na niej dokumenty związane z historią polskich formacji granicznych w latach 1918-2000. We wrześniu 2002 r. Archiwum SG współuczestniczyło w największej w dziejach archiwistyki polskiej wystawie dokumentów na Zamku Książąt Pomorskich, które uświetniła IV Powszechny Zjazd Archiwistów Polskich w Szczecinie. Przedstawiono wówczas kilka dokumentów dotyczących początków funkcjonowania formacji granicznych z okresu międzywojennego. Dokumenty te prezentowano także na wystawie „Legiony Marszałka J. Piłsudskiego” i „Na straży ojczystych granic”, które zorganizowano w Archiwum SG w maju 2004 r. Tematyka Archiwum SG i jego zasobu była wielokrotnie przedstawiana przez funkcjonariuszy i pracowników podczas sesji naukowych. Na konferencji w Kętrzynie poprzedzającej 80-tą rocznicę powstania Korpusu Ochrony Pogranicza, zaprezentowano referat „Źródła do dziejów Korpusu Ochrony Pogranicza w zasobie archiwalnym Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie” (czerwiec 2003 r.), na sesji naukowej w Szczecinie wygłoszono referat „Źródła do dziejów stanu wojennego w zasobie aktowym Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie” (listopad 2004 r.), na ogólnopolskiej sesji „Archiwa ziem zachodnich i północnych Polski 1945-2005. Tradycje i współczesne wyzwania” w Szczecinie przedstawiono referat „Zbiory Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie odnoszące się do działalności Wojsk Ochrony Pogranicza na Pomorzu Zachodnim” (wrzesień 2005 r.), w czasie seminarium historycznego w Koszalinie zaprezentowano referat „Historia powstania, zasób i zadania Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie (marzec 2008), a na konferencji ogólno naukowej w Kętrzynie wygłoszono referat „Wywiad gospodarczy Straży Granicznej na polskim wybrzeżu w latach 1928-1939” (czerwiec 2008).