Muzeum Polskich
Formacji Granicznych im. mjr. Władysława Raginisa Archiwum 1945-1990 - 1945-1990

 

Początki placówki archiwalnej służb ochrony granicy Polski wiążą się nierozerwalnie z powołaniem i pierwszymi latami działalności Wojsk Ochrony Pogranicza (WOP). Proces ich kształtowania rozpoczął się kilka miesięcy po zakończeniu wojny, kiedy polskie siły zbrojne stanęły przed problemem zabezpieczenia granic. Rozkazem Naczelnego Dowódcy WP nr 0245/org. z 13 września 1945 roku utworzono Departament WOP i oddziały WOP w okręgach wojskowych, usytuowane w ramach resortu obrony narodowej. Po okresie organizacyjnym wiosną roku następnego, formacja (licząca ponad 20 000 żołnierzy zawodowych i służby zasadniczej) przybrała w terenie kształt 12 oddziałów, 53 komend odcinków i 249 strażnic. W latach 1946-1948 nastąpiły zmiany zarówno w strukturze organizacyjnej, jak i stanie etatowym, który został poważnie zredukowany. Zamiast oddziałów pojawiły się brygady, zamiast komend odcinków – bataliony, a Departament WOP przekształcono w Główny Inspektorat Ochrony Pogranicza (GIOP). Kolejne przekształcenia przyniósł koniec lat czterdziestych i pierwsza połowa pięćdziesiątych. Z dniem 1 stycznia 1949 roku Wojska Ochrony Pogranicza zostały podporządkowane resortowi spraw wewnętrznych. Utworzono dowództwo formacji ze sztabem, powołano do życia Oficerską Szkołę WOP, a po kilku latach – szkoły zawodowe (łączności, samochodową, specjalistów morskich).[1]
Na ten właśnie okres przypadają pierwsze poczynania związane z tworzeniem sieci archiwalnej w Wojskach Ochrony Pogranicza. Ich dokumentacja aktowa była początkowo przechowywana w kancelariach jednostek, gdzie formowano poszyty (najczęściej nadając przypadkowy układ wewnętrzny), opisywano i oprawiano. Z uwagi na brak odpowiednich wytycznych klasyfikacja i kwalifikacja powstających materiałów nie była prowadzona prawidłowo. Dlatego też w ówcześnie zakładanych teczkach z jednej strony znalazły się dokumenty nieprzedstawiające znaczenia dla badań naukowych, z drugiej zaś część z tych, które miały wartość historyczną, uległa zniszczeniu. Ponieważ kancelarie nie były w stanie gromadzić coraz liczniej powstających archiwaliów, przeto 11 listopada 1953 roku dowódca WOP płk Michał Przoński (radziecki oficer) nakazał utworzenie „składnic akt” (według ówczesnej nomenklatury) przy sztabach: Dowództwa WOP, poszczególnych brygad (do których miały przekazywać dokumentację podległe im bataliony, dywizjony okrętów pogranicza i graniczne placówki kontrolne) oraz w Oficerskiej Szkole WOP w Kętrzynie. Część jednostek została wyłączona z prowadzenia swoich składnic (z powodu trudności lokalowych), ale miała obowiązek przechowywania niepotrzebnych do bieżącego urzędowania teczek w innych brygadach.[2] Składnice akt faktycznie podlegały kierownikom kancelarii i przez personel tych komórek były obsługiwane, gdyż nie została wyznaczona (najprawdopodobniej za wyjątkiem Dowództwa WOP) ich etatowa obsada.

Trudno powiedzieć, czy na tym etapie prac myślano o stworzeniu branżowego, ponadzakładowego archiwum, które gromadziłoby zasób wytworzony przez wszystkie jednostki organizacyjne formacji. Najbliższa przyszłość wykazała jednak taką konieczność, gdyż zarządzeniem Dowódcy Wojsk Wewnętrznych nr 013/WW z 16 czerwca 1956 roku zostało sformowane Centralne Archiwum Wojsk Ochrony Pogranicza z siedzibą w Warszawie[3]. Zapewne z uwagi na trudności ze znalezieniem odpowiedniego budynku w stolicy od początku znalazło ono swe miejsce w Kętrzynie. Usytuowane w ramach resortu spraw wewnętrznych nie podlegało państwowej służbie archiwalnej, jakkolwiek formalnie jego status jako archiwum państwowego wyodrębnionego został określony zupełnie niedawno. Placówka ta zajęła się gromadzeniem, zabezpieczaniem, opracowywaniem oraz udostępnianiem materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o dłuższym okresie przechowywania, powstałych w Dowództwie WOP, brygadach i szkołach – miała więc charakter centralny i bieżąco-historyczny.

Ogólny nadzór nad jej działalnością oraz postępowaniem z aktami formacji sprawował szef sztabu WOP, choć droga służbowa doń wiodła przez merytoryczne komórki, zmieniające się w ciągu kilkudziesięciu lat (najpierw Wydział Szyfrów, w późniejszym okresie cenzor lub starszy inspektor ds. tajemnicy państwowej). Całkowite zaopatrzenie archiwum pod względem finansowym, administracyjnym i technicznym należało do Oficerskiej Szkoły WOP w Kętrzynie, a potem do Ośrodka Szkolenia (od czerwca 1970 r.) oraz Centrum Szkolenia WOP (od września 1980 r.), które powstały w jej miejsce.

Wraz z utworzeniem placówki w Kętrzynie powstała sieć archiwalna w Wojskach Ochrony Pogranicza, składająca się z dwóch szczebli. Pierwszy, nadrzędny, tworzyło Centralne Archiwum, będące zarazem organem kontrolnym w stosunku do powołanych wcześniej akt jako szczebla niższego rzędu.

Na przełomie lat pięćdziesiątych i sześćdziesiątych dokonano dwóch ważnych zmian w przepisach prawnych powołujących Centralne Archiwum WOP (CA WOP). Pierwsza usuwała z nazwy przymiotnik „Centralne”, by zarezerwować go jedynie dla Centralnego Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Warszawie, któremu podlegały merytorycznie tego rodzaju instytucje w podporządkowanych resortowi jednostkach (Milicja Obywatelska, Wojska Ochrony Pogranicza, Państwowa Straż Pożarna), druga natomiast formalnie przenosiła lokalizację z Warszawy do Kętrzyna, petryfikując stan istniejący od początku[4].

Obsada Centralnego Archiwum WOP z 1956 roku (według etatu 346/3) przedstawiała się następująco: szef na etacie majora, starszy pomocnik szefa w randze kapitana – razem dwóch wojskowych oraz dwóch pracowników cywilnych kontraktowych: starszy referent i referent. Zatwierdzony etat stanowił jednocześnie strukturę wewnętrzną CA WOP, gdyż w chwili jego formowania nie opracowano żadnej instrukcji o organizacji, zakresie i sposobie działania, co więcej: w ciągu kilkudziesięciu lat taka nie powstała.

Rozkazem Dowódcy WOP nr 0136 z 22 września 1956 roku została powołana kadra kierownicza CA WOP, którą stanowili: szef mjr Lucjan Pichliński oraz starszy pomocnik kpt. Ryszard Machalski. Obaj służyli przez wiele lat w różnych jednostkach formacji, znali dobrze jej funkcjonowanie, nie mieli jednak praktyki archiwalnej. W końcu tego roku podjęli prace pierwsi pracownicy cywilni: referentka-maszynistka Bożena Wieliczko oraz referentka Alicja Michna. Czteroosobowy personel CA WOP nie był w stanie podołać rosnącym obowiązkom, toteż 1 maja 1957 roku wszedł w życie etat 346/6, który pozwalał zwiększyć zatrudnienie o dwóch pracowników cywilnych. Zmieniła się ponadto nomenklatura kierownictwa – z szefa i starszego pomocnika szefa na kierownika i pomocnika kierownika. Na początku następnej dekady wprowadzono nowy etat (nr 346/13), który ustalał stan liczebny archiwum na siedem osób: dwóch wojskowych i pięciu pracowników cywilnych.

Wszyscy zatrudnieni nie zajmowali się wcześniej sprawami archiwalnymi, a praktycznemu szkoleniu nie sprzyjał charakter prac prowadzonych przez wiele lat, gdyż koncentrowały się one głównie na ewidencjonowaniu, brakowaniu i załatwianiu bieżących kwerend, nie obejmowały natomiast porządkowania zasobu. Etaty nie przewidywały właściwie archiwistów – można rzec, iż zagadnienie doboru odpowiednio wykwalifikowanego personelu właściwie nie istniało. Zwierzchnicy uznali, że archiwum będzie przede wszystkim składnicą akt administracyjnych, gospodarczych i finansowych, nad którymi opieka nie wymaga fachowego przygotowania i wystarczą siły wojskowe oraz pomoc kilku pracowników cywilnych.

Wzrost zadań założonych na Archiwum WOP w początkach lat sześćdziesiątych, kiedy lawinowo powiększał się zasób archiwalny, spowodowało przygotowanie nowego etatu (nr 346/8), wprowadzonego rozkazem organizacyjnym Dowódcy WOP nr 0148 z 2 września 1963 roku. Zgodnie z nim obsada placówki została zwiększona do ośmiu osób: dwóch oficerów (starszego i młodszego) kierownictwa, dwóch starszych szeregowych (żołnierzy służby zasadniczej) na stanowiskach archiwariusza, natomiast czterech cywilnych pracowników reprezentowali: starszy inspektor, dwaj starsi referenci i maszynistka, jeśli pominąć pozostającą poza tym etatem – sprzątaczkę. Ten stan personelu obowiązywał przez następnych kilkanaście lat, zmieniany był jedynie numer, na którego podstawie został on utworzony, a zamiast stanowiska archiwariusza wprowadzono – pisarza.

W połowie lat sześćdziesiątych, kiedy ochrona granic znalazła się w resorcie obrony narodowej, ważyły się losy kętrzyńskiego archiwum. Powstała bowiem koncepcja, by akta WOP przejęło Centralne Archiwum Wojskowe, co w praktyce oznaczałoby likwidację samodzielnej placówki archiwalnej formacji granicznych. Zamysł ten nie został jednak urzeczywistniony[5].

Rola organizatora Archiwum WOP przypadła wspomnianemu już mjr. Lucjanowi Pichlińskiemu, który po dziewięciu latach (1 X 1956 – 1 IV 1964) odszedł do pracy w Zrzeszeniu Sportowym „Gwardia”. W następnych dekadach, do czasów nam współczesnych, archiwum kierowali następujący oficerowie:

Archiwum w Kętrzynie umieszczono w budynku Oficerskiej Szkoły WOP przy ul. Sikorskiego 78. Zajmowało tam początkowo parter, dwie piwnice oraz prawą stronę strychu, a w połowie lat sześćdziesiątych weszło w posiadanie – oddając jednak pomieszczenia piwniczne – dodatkowej powierzchni na strychu (cała część archiwalna – 412 m²), która służyła do magazynowania sprzętu i zapasowych regałów. Budynek miał centralne ogrzewanie i był dobrze zabezpieczony przed pożarem oraz osobami niepowołanymi. Od godziny 15.00 do 8.00 był ochraniany przez wartę Oficerskiej Szkoły WOP. Parter obejmował 16 magazynów, 3 kancelarie (pokoje biurowe) oraz salę udostępniania akt o ogólnej powierzchni 420 m². Akta przechowywano na drewnianych regałach. Na parterze zostały rozmieszczone materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna Korpusu Ochrony Pogranicza oraz Wojsk Ochrony Pogranicza, natomiast na strychu – akta przedwojennej Straży Granicznej, baonów celnych i prokuratur wojskowych.

Wąskim gardłem funkcjonowania Archiwum WOP była niewystarczająca powierzchnia magazynowa. Nierzadko musiano się wstrzymywać z przyjmowaniem materiałów aktowych z jednostek organizacyjnych, przynajmniej do czasu, gdy przeprowadzono brakowanie akt kategorii B, których termin przechowywania minął. Dla przykładu: w 1967 roku z przedpola archiwalnego trafiło do Archiwum WOP zaledwie 13 jednostek archiwalnych (j.a.), a wybrakowano 7284 j.a., by w następnym roku można było przyjąć 2306 j.a. Ponieważ taka polityka sprawdzała się tylko na krótką metę, przeto od początku lat siedemdziesiątych silnie akcentowano problem nowego usytuowania placówki. Uzyskała ona w pierwszych miesiącach 1975 roku do wyłącznej dyspozycji budynek przy ul. Kasztanowej 3, który kiedyś był niemieckim lazaretem, znajdujący się poza kompleksem koszarowym tutejszej brygady WOP. Całkowita jego kubatura wynosiła 5373 m³, powierzchnia ogólna – 1020 m², a powierzchnia użytkowa – 647 m².

W związku z lokalizacją Archiwum WOP w budynku stojącym poza koszarami oraz zainstalowaniem w nim systemu przeciwpożarowego, który wymagał całodobowej obsługi, koniecznością stało się powiększenie obsady personalnej. Według etatu nr 44/077, który wszedł w życie 1 czerwca 1979 roku, Archiwum WOP miało liczyć 12 osób, w tym: dwóch oficerów kierownictwa (w latach 80, zmieniła się nomenklatura pomocnika kierownika, który teraz był po prostu – oficerem), sześciu szeregowych na stanowiskach archiwisty, czterech pracowników cywilnych, w tym dwóch inspektorów i dwóch referentów administracyjnych. Wspomniani żołnierze służby zasadniczej: szeregowi – archiwiści, byli na etacie archiwum, ale faktycznie pozostawali w dyspozycji kompanii obsługi ówczesnego Ośrodka Szkolenia WOP.

Podległość pod względem logistycznym (finansowo-kadrowym i gospodarczo-technicznym) Oficerskiej Szkole WOP i jej następcom miała zarówno dobre, jak i złe strony. To rozwiązanie bowiem, wygodne i ekonomiczniejsze dla władz zwierzchnich w Warszawie (nie musiały one tworzyć oddzielnych służb kadrowych, finansowych czy konserwacyjnych), niosło i negatywne następstwa. Dla jednostki sprawującej taką opiekę archiwum stanowiło zło konieczne, dla którego nie zawsze znajdowało się środki finansowe na niezbędne remonty, zaopatrzenie w sprzęt i materiały biurowe czy realizowanie ochrony obiektu. Niekiedy opiekunowie wprost wyrażali pogląd, że nie uznają samodzielności służbowej i ingerowali w jego wewnętrzne sprawy.

Trudności w wykonywaniu planowanych czynności Archiwum WOP powstawały również z braku pełnej obsady żołnierzy służby zasadniczej, którzy zajmowali się ważnymi zadaniami pomocniczo-technicznymi. Byli oni wprawdzie przydzieleni etatowo, ale wykorzystywał ich do swoich celów Ośrodek Szkolenia WOP, zapewniający im zakwaterowanie i wyżywienie. Jednoznaczne uregulowanie podległości służbowej tej grupy (z uwagi choćby na występujące niekiedy przejawy niesubordynacji czy naruszeń dyscypliny i niewywiązywania się z obowiązków archiwalnych) nie zostało nigdy dokonane.

Dalsze zmiany pod względem kadrowym, wymuszone zwiększającym się zakresem obowiązków (zwłaszcza narastaniem zasobu aktowego i liczbą kwerend), nastąpiły pod koniec lat osiemdziesiątych. Zarządzeniem MSW nr 0129/org. z 12 czerwca 1989 roku zatwierdzony został nowy etat Archiwum WOP, liczącego od tej pory 14 osób. Utrzymano dotychczasowy stan oficerów, czyli dwóch (kierownik i oficer), oraz szeregowców (6), natomiast o dwie osoby (z 4 do 6) zwiększono liczbę pracowników cywilnych, którzy obejmowali stanowiska: inspektora (2), inspektora technicznego (2), starszego referenta (1) oraz starszego referenta-maszynistki (1). Wprowadzona poprawka do etatu archiwum przyznawała dodatkowo jedno stanowisko żołnierza zawodowego, chorążego-technika archiwisty, który zajmował się sprawami gromadzenia i przechowywania zasobu oraz administracyjno-gospodarczymi.

 W przypadku archiwum formacji granicznych termin „zasób archiwalny” rozumiany był powszechnie i jednoznacznie jako wszelkiego rodzaju akta, które tutaj zostały zgromadzone, bez względu na ich kategorię archiwalną.

Kilka tygodni po uruchomieniu Centralnego Archiwum WOP w Kętrzynie rozpoczął się napływ do niego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z jednostek organizacyjnych formacji. Zainaugurował tę działalność 19 grudnia 1956 roku sztab mazurskiej 19 Brygady WOP, po nim zaś przyszła kolej na podległe mu bataliony i graniczne placówki kontrolne – do końca tego roku brygada ta przekazała łącznie 2748 j.a. W roku 1957 inne brygady (m.in. 23 i 23) ulokowały w centralnym Archiwum WOP już 17 860 j.a.

Pierwszych dziesięć lat działalności było okresem szczególnego wzrostu zasobu aktowego palcówki w Kętrzynie, gdyż przejęła ona niemal sto tysięcy jednostek archiwalnych (zob. tab.). Złożyły się na to nie tylko przyczyny wewnętrzne, a więc m.in. przepełnienie składnic akt w brygadach, które nie dysponowały dostatecznie dużą powierzchnią magazynową, by móc przechowywać dokumentację, ale również zewnętrzne dopływy materiałów z innych instytucji. W końcu lat pięćdziesiątych Ministerstwo Spraw Wewnętrznych oraz Centralne Archiwum Wojskowe przekazały akta przedwojennych formacji granicznych: Korpusu Ochrony Pogranicza, Straży Granicznej, baonów celnych, strzelców granicznych, baonów wartowniczo-etapowych, inspektorów wojskowej straży granicznej itd., które podczas wojny znajdowały się w utworzonym przez Niemców specjalnym archiwum w Gdańsku Oliwie. Był to ważny moment w dziejach Archiwum WOP w Kętrzynie, ponieważ dopływy z MSW i CAW potwierdzały również naukowy charakter tej placówki. Po wstępnym zaewidencjonowaniu liczba przejętych materiałów wyniosła 11 143 j.a., niemniej w późniejszym okresie uległa zmniejszeniu w wyniku brakowania, do którego zasadności można mieć obecnie pewne zastrzeżenia. Z kolei w latach 1958-1967 Archiwum WOP w Kętrzynie przejęło 26 415 j.a. prokuratur wojskowych oraz prokuratur wojsk wewnętrznych, których większość (niemająca historycznego znaczenia) została później zniszczona.

Jeśli chodzi o wielkość akcesji do archiwum, to najmniejsze odnotowano w pierwszej połowie lat siedemdziesiątych, w całej dekadzie osiemdziesiątych i drugiej połowie lat dziewięćdziesiątych (zob. tab.). Szczytowa liczba przejętych materiałów w dotychczasowej historii przypadła na rok 1964 (22 092 j.a., ok. 500 m.b.), najmniejsza zaś w 1967 roku, kiedy w związku z przepełnieniem kętrzyńskich magazynów trafiło na półki zaledwie 13 j.a. Wyjątkiem był rok 1975, gdy w związku z przeprowadzką do nowego budynku Archiwum WOP wstrzymało jakiekolwiek przyjmowanie akt.

Akta wpływały do archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, które jeszcze do niedawna nie były oddzielnie sporządzane dla kategorii A i B, co obecnie utrudnia ustalenie dokładnego stanu materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Ten system obowiązywał w brygadach przy przekazywaniu teczek z komórek organizacyjnych (a ściślej – kancelarii) do składnic akt i powtarzany był potem przy ich przekazywaniu do Archiwum WOP w Kętrzynie. Kierowano się tu zapewne przepisami wojskowymi, które nie traktowały w sposób szczególny materiałów archiwalnych. Co więcej: zrozumienie, że trzeba w sposób wyjątkowy chronić i zabezpieczać wszystkie akta o wartości historycznej, nazbyt wolno torowało sobie drogę. W związku z tą sytuacją trudno ściśle określić (przy niekiedy nieprecyzyjności posiadanych środków ewidencyjnych), jaką część całego zasobu zajmowały akta kategorii A, choć kusząc się o jakiekolwiek szacunki, można przyjąć, iż nie więcej niż 10%.

Choć dopływy akt były duże, to jednak ogólna wielkość zasobu wzrastała stopniowo wobec jednoczesnych akcji brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Czynność ta miała istotne znaczenie, a na wykonującym ją personelu ciążyła poważna odpowiedzialność, gdyż ewentualne pomyłki spowodowałyby nieodwracalne szkody.

Zgodnie z ówczesną praktyką w zakresie brakowania i przekazywania akt, która opierała się na instrukcjach wojskowych z lat 1956 i 1966[6] oraz przepisach resortu spraw wewnętrznych z lat 1974 i 1985[7], jednostki organizacyjne WOP brakowały we własnym zakresie dokumentację niearchiwalną o okresie przechowywania do pięciu lat. Protokoły brakowania zatwierdzał wówczas dowódca jednostki, ale wymagana była także aprobata kętrzyńskiego archiwum, do którego protokoły te były przesyłane. Pozostałe akta kategorii B przekazywano do Kętrzyna i tutaj po upływie określonego czasu były niszczone. Zgody na to udzielał dyrektor CA MSW (1957-1965), szef sztabu WOP (od 1968 r.), a w okresie, kiedy formacja ta podlegała Ministerstwu Obrony Narodowej, także przez krótki czas – Centralne Archiwum Wojskowe (1965-1967). To ostatnie dosyć dokładnie sprawdzało nadesłane spisy akt przeznaczonych na przemiał, krytykując najczęściej nieprecyzyjność zapisów, które nie informowały o rzeczywistej zawartości teczek.

Błędna kwalifikacja akt występowała przede wszystkim w kancelariach brygad, choć częsta weryfikacja przeprowadzana przez Archiwum WOP ograniczała możliwości wystąpienia strat bezpowrotnych. Na przykład w 1964 roku w wyniku prowadzenia brakowania w podległych jednostkach archiwum zatwierdziło 122 protokoły obejmujące 21 200 j.a., wnosząc zastrzeżenia do 930 pozycji, które polecono przekazać do archiwum bądź nałożono na część z nich obowiązek przedłużenia okresu przechowywania. Nagminnie jednak były tworzone teczki „różne” czy „korespondencja”, do których trafiały niekiedy cenne dokumenty, brakowane później razem z tymi teczkami.

Personel Archiwum WOP dosyć ostrożnie przeprowadzał selekcję przechowywanych u siebie akt. Egzemplifikując: w okresie od lutego do grudnia 1973 roku powołana wówczas komisja przejrzała 16 750 j.a. i zakwalifikowała do zniszczenia 6718 pozycji. Ponadto przekwalifikowała 570 teczek z kategorii B do A, 911 teczek z A do B oraz poprawiła okresy przechowywania 2400 teczek kategorii B. Niekiedy jednak do brakowania podchodzono w sposób formalistyczny i bezduszny, opierając się wyłącznie na kwalifikacji wykazów akt dla WOP, ewentualnie MSW, do których można mieć dzisiaj spore zastrzeżenia. Zbyt małe znaczenie odgrywały tu tzw. nos archiwalny i przeczucie historyka, co warto zostawić, by przyszli naukowcy mieli jak najbardziej kompletny materiał do prowadzonych badań. Brakowane były całe teczki, a ponieważ często wcześniej zostały źle uformowane i zakwalifikowane, to w majestacie prawa szły na makulaturę cenne dla dziejopisa dokumenty.

Z materiałów, które wpłynęły do Kętrzyna spoza formacji granicznych, brakowaniu poddano na polecenie władz zwierzchnich akta prokuratur wojskowych resoru spraw wewnętrznych. Po dwukrotnej selekcji (1979 i 1989) wybrakowano łącznie 23 022 j.a. Wydzielone do zniszczenia jednostki archiwalne nie przedstawiały żadnej wartości historycznej i dowodowej (przede wszystkim było to sprawy pospolitych przestępstw: włamań, kradzieży, rabunków, zniszczeń mienia, ale też wypadków samochodowych, zagubienia dokumentów i broni, postrzeleń i uszkodzeń ciała, awantur i pobić), przekroczony był również okres ich przechowywania. Pozostałe 2192 j.a. które nosiły znamiona procesów politycznych w latach 1946-1956, zostały z tej akcji wyłączone i przekazane archiwom wojskowym.

Do jednego z podstawowych zadań każdego archiwum, które posiada zasób historyczny, należy opracowywanie przechowywanych akt, czyli porządkowanie poszczególnych zespołów, ich segregacja i systematyzacja, inwentaryzacja oraz tworzenie pomocy naukowych w postaci inwentarzy, przewodników, sumariuszy itp. Opracowanie z kolei ma służyć odpowiedniemu wykorzystaniu materiałów archiwalnych do celów naukowych, służbowych czy popularyzatorskich.

Pierwsze prace w Archiwum WOP, podjęte w końcu lat pięćdziesiątych i trwające co najmniej do połowy następnej dekady, polegały na ogólnym rozpoznaniu przekazanych w stanie nieuporządkowanym akt formacji międzywojennych oraz ich zaewidencjonowaniu. Nie było to pełne opracowanie zespołów w dzisiejszym rozumieniu tego słowa (choć tak je wtedy określano), gdyż sprowadzało się właściwie do scalenia (nie zawsze prawidłowego) zespołów, ich spisania i ułożenia na półkach. Zostały one następnie ujęte w księdze nabytków, by można było określić aktualny stan posiadania archiwum, niezbędny przy prowadzeniu dalszych prac archiwalnych. Część założonych wówczas spisów akt do dzisiaj jest środkiem ewidencyjnym dla formacji granicznych z lat 1918-1939. Poza ewidencją powstał wtedy jeszcze zespół archiwalny Straży Granicznej (Komenda Główna i pięć inspektoratów okręgowych), albowiem dopiero w latach siedemdziesiątych i osiemdziesiątych został dla niego sporządzony inwentarz kartkowy.

Niewątpliwie na przedsięwzięciach w zakresie opracowania zaważył przede wszystkim brak resortowych przepisów archiwalnych i wypracowanej metodyki. Kierownicy archiwum, którzy nie mieli doświadczenia archiwalnego, terminem tym obejmowali jedynie ewidencyjne ujęcie. Nikt w zasadzie nie myślał o porządkowaniu wewnątrz teczek, właściwym tam układzie czy nawet uściślaniu tytułów poszczególnych jednostek, by zgodna była z nimi ich zawartość treściowa. Opracowanie od początku przybrało cechy dorywczości, albowiem destrukcyjny wpływ na jego prowadzenie miała liczba podań napływających petentów. Na nich przede wszystkim, terminowym i dotyczących ważnych spraw dla ludzi, musiał z konieczności koncentrować swą uwagę nieliczny personel.

Kadra pierwszych wojskowych, którzy kierowali Archiwum WOP, nie wypracowała więc metod uporządkowania materiałów archiwalnych, które ze względu na swą specyfikę (materiały niejawne, terminologia itp.) nie poddawały się łatwo pewnym ogólnym teoriom archiwalnym. Tym bardziej chyba, że dostrzegali oni w materiałach przede wszystkim znaczenie praktyczne, wartości historyczne pozostawiając na dalszym planie. To zresztą zdawała się potwierdzać proza dnia codziennego: z jednej strony nielicznie przybywający badacze, z drugiej zaś duży wpływ kwerend, których załatwianie zajmowało gros czasu pracy.

Na lata sześćdziesiąte przypada sporządzanie pierwszych inwentarzy kartkowych dla Wojsk Ochrony Pogranicza (1949-1956), ale w praktyce dopiero dwie dekady później na dobre rozpoczęto porządkowanie materiałów archiwalnych tej formacji. Były to jeszcze zespoły otwarte, gdyż aktotwórca nadal działał. Stosunkowo późna praca nad nimi wynikała również z faktu, że akta miały ewidencję (niezły ogólny stan fizyczny, poszyte i przekazywane do archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych) pozwalającą w dostateczny sposób udostępniać je zainteresowanym badaczom. Przeprowadzono wtedy porządkowanie wewnętrzne teczek Dowództwa WOP oraz kilku brygad z lat 1945-1948 (Bałtycka, Górnośląska, Karpacka, Lubuska, Łużycka, Nadbużańska, Pomorska i Sudecka); w wyniku tych czynności teczki otrzymały inwentarz kartkowy. Podjęte prace były prowadzone z poważnymi przeszkodami wynikającymi głównie z braku doświadczenia i umiejętności zaangażowania przy nich nielicznych sił.